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Lena

Logiciel de gestion pour sociétés d’entretien

Qui est passé, combien de temps, et qu’est-ce que le client en sait ?

Lena réunit le planning des équipes, le pointage sur place, les checklists, les photos, les heures à envoyer au secrétariat social, l’espace de chaque client et les heures facturables par site. Sur ordinateur au bureau, sur téléphone pour l’équipe.

Nous écrire Voir les écrans

On reprend vos sites, vos clients et vos horaires avec vous, au téléphone.

Le planning de la semaine dans Lena : une ligne par collaborateur, les prestations posées jour par jour avec leur heure et leur site.
Le planning d’une semaine, tel qu’il s’affiche. Capture réelle du logiciel, sur un compte de démonstration : les sites, les clients et les personnes sont inventés.
51sites entretenus
9personnes sur la route
980 hpointées depuis le 14 juillet
35calendriers relus toutes les 15 min

Relevé le 26 septembre 2026 dans la base de l’entreprise qui s’en sert tous les jours, une conciergerie et société de nettoyage de la province de Namur. Ce sont ses chiffres, pas une moyenne du marché.

Le logiciel, écran par écran

Quatre écrans que vous ouvrirez tous les jours

Ce sont de vraies captures, prises dans l’application en service. Seules les données sont celles d’un compte de démonstration : Résidence Les Tilleuls, Bureaux Delcourt, Cabinet Ruelle, Le Verger, et des collaboratrices qui n’existent pas. Cliquez sur une image pour la voir en grand.

01 · Planning

Qui va où, à quelle heure, et ce qui n’est encore à personne

La semaine se prépare dans le planning (celui du haut de cette page). Le tableau de bord, lui, donne le mois entier : une ligne par site, les passages posés jour par jour, et les séjours réservés quand le site est aussi loué.

  • Les heures de contrat en face de chaque nom, avec ce qui reste à donner.
  • Un congé accepté retire les prestations concernées et les remet dans la ligne « non affectées ».
  • Les kilomètres et les minutes de route entre deux sites, calculés sur les vraies adresses.
  • Tant que vous n’avez pas publié, l’équipe ne voit rien : le brouillon reste chez vous.
  • Une prestation récurrente se pose une fois et se régénère seule, six semaines à l’avance.
Le calendrier du mois dans Lena : une ligne par site, les passages en orange, les séjours réservés en couleur.
En orange, les passages prévus ou faits. En couleur, les séjours : ils viennent des calendriers Airbnb, Booking, Superhote et Smoobu, relus toutes les quinze minutes.

02 · Heures

Ce qui est pointé devient ce qui est payé

La semaine entière sur un écran, sept jours par personne. Les heures viennent du pointage, pas du planning : un dépassement se voit, un oubli aussi.

  • Le point rouge signale une prestation terminée sans pointage. L’heure prévue est comptée en attendant, jamais effacée en silence.
  • Le ✓ vert veut dire qu’un responsable a compté la journée : c’est ce qui part au secrétariat social.
  • Les trajets entre deux chantiers et le passage au bureau s’ajoutent d’un bouton, avec les vraies minutes de route.
  • L’écart avec les heures de contrat est calculé, et signalé au-delà du seuil que vous fixez.
La grille de pointage de la semaine : une ligne par collaborateur, les heures pointées jour par jour, le total pointé et le total compté.
Sofia a terminé jeudi sans pointer (point rouge). Karim dépasse ses heures de contrat de 10 h 32, l’alerte est posée.

03 · Facturation

Ce que chaque site vous a réellement coûté, mois par mois

Deux personnes trois heures chacune font six heures de main-d’œuvre et un seul passage. Lena tient les deux comptes séparément et ne les mélange jamais.

  • À facturer : les personnes réellement envoyées. Moins de monde que prévu, moins d’heures facturées, et le passage est signalé.
  • Dont vérifiées : la part que quelqu’un a relue. Ce qui ne l’a pas été est écrit, pas caché.
  • Trajets et passages au bureau listés à part : du temps payé qui n’appartient à aucun client.
  • Export CSV pour votre comptable, avec le point-virgule et l’encodage qu’attend Excel en français.
Le tableau des heures par site pour septembre : passages, heures prestées, part vérifiée et heures à facturer.
Septembre : 19 passages, 46 h 54 prestées, 56 % relues par un responsable.

04 · Espace client

Votre client vérifie lui-même, et il n’appelle plus

Chaque client a son accès : le calendrier de ses sites, les photos du passage, la checklist point par point si vous la lui ouvrez, et un fil pour laisser une consigne.

  • Sa consigne est lue par l’équipe sur place, avant de commencer.
  • Il ne voit ni les heures de vos employées, ni qui est venu chez lui. Ce sont vos données.
  • Aucun email ne part chez lui sans qu’il l’ait accepté, case par case.
  • Sa demande arrive dans vos validations, jamais directement dans le planning.
L'espace client : la prestation du 21 septembre, ses photos, la checklist cochée point par point et l'échange avec l'agence.
Ce que voit le client après un passage : les photos, les neuf points cochés, et la réponse de l’agence à sa consigne.

Sur le terrain

L’application des équipes, dans la poche

Une vraie application Android et iPhone, pas un site rétréci. L’employée voit sa journée, ouvre la fiche du site, coche la checklist, prend ses photos, signale un problème et pointe son arrivée. Sans formation.

Écran « Ma journée » de l'application mobile : la prestation en cours avec son chronomètre, et la suivante avec son adresse.
Sa journée. La prestation en cours, le temps écoulé, l’adresse et l’itinéraire en un geste.
Écran d'une prestation dans l'application mobile : statut, note du client, avancement de la checklist, photos, matériel et bouton Terminer.
La prestation. La consigne du client, la checklist, les photos, le matériel utilisé, le bouton pour terminer.
Checklist de la prestation dans l'application mobile, regroupée par pièce, avec les points déjà cochés en vert.
La checklist. Par pièce, cochée sur place. Ce qui n’a pas pu être fait reste visible, chez vous comme chez le client.

Hors ligne : dans une cave sans réseau, les gestes sont gardés sur le téléphone et repartent dès que le signal revient. Rien ne disparaît en silence. Pointage : la position est enregistrée avec l’heure, et vous pouvez refuser un pointage à plus de 300 mètres du site, avec une explication écrite comme porte de sortie.

Ce qui ne se voit pas

Un logiciel de gestion se juge sur ses mauvais jours

Une panne de réseau, deux calendriers qui se contredisent, une employée qui oublie de pointer. Voilà ce qui a été écrit pour ces moments-là, parce que ce sont eux qui coûtent de l’argent.

Rien ne se défait tout seul

Une décision que vous prenez n’est jamais annulée par une synchronisation. Quand deux sources se contredisent, Lena signale le conflit et attend votre arbitrage au lieu de supprimer la ligne qui la dérange.

On vous prévient avant que vous le remarquiez

Une prestation commencée jamais terminée, un planning du jour non publié, deux séjours qui se chevauchent sur le même site : c’est écrit en toutes lettres, avec le geste qui règle le problème. Les alertes se referment d’elles-mêmes quand la cause disparaît.

Vos données restent les vôtres

Chaque entreprise ne voit que les siennes, et ce n’est pas une promesse commerciale : un contrôle automatique balaie toutes les tables à chaque mise à jour et bloque la mise en service si une seule ligne peut être lue par quelqu’un d’autre.

Franchement

À qui ça sert, et à qui ça ne sert pas

Vous y trouverez votre compte si

  • vous envoyez des personnes travailler chez des clients, sur plusieurs sites ;
  • vous devez justifier des heures devant un secrétariat social ou une inspection ;
  • vos clients réclament une preuve que le travail a été fait ;
  • vous ne savez pas, aujourd’hui, ce que chaque site vous coûte ;
  • vous faites aussi de la location courte durée : Lena lit les calendriers Airbnb, Booking, Superhote et Smoobu toutes les quinze minutes et pose le ménage au jour du départ, ou de l’arrivée si c’est votre règle pour ce bien.

Ce que Lena n’est pas

  • un logiciel comptable : elle sort des devis et des factures, elle ne tient pas vos comptes et ne parle pas à votre fiduciaire ;
  • un channel manager : elle lit vos calendriers, elle ne vend pas vos nuitées et ne touche pas à vos prix ;
  • un outil qui se configure seul un dimanche soir : vos sites, vos checklists et vos horaires se reprennent avec nous ;
  • une application grand public : il n’y a pas d’inscription sur cette page, et c’est volontaire.

L’argent

Pas de grille tarifaire sur cette page

Trois colonnes avec un plan « populaire » au milieu seraient plus faciles à écrire, mais le prix dépend de choses que nous ne connaissons pas encore : le nombre de personnes qui pointent, le nombre de sites, et surtout le travail de reprise. Sortir vos checklists d’un classeur, c’est une demi-journée. Récupérer trois ans de tableurs, c’est autre chose.

Dites-nous combien vous êtes, combien de sites vous entretenez et ce que vous utilisez aujourd’hui. Vous recevez un chiffre, et une réponse franche si Lena n’est pas ce qu’il vous faut.

Lena, la mascotte du logiciel, en train de réfléchir

Qui écrit ce logiciel

Écrit avec une société d’entretien, pas pour un marché

Lena est éditée par Lucas Debrigode. Elle a commencé comme l’outil interne d’une conciergerie et société de nettoyage de la province de Namur : les plannings, les heures et les réclamations clients de cette entreprise sont à l’origine de chaque écran. Elle s’en sert tous les jours, et c’est elle qui dit quand quelque chose ne va pas.

C’est aussi pour cela que le vocabulaire est celui du métier : un site, un passage, un créneau, une personne affectée. Rien de tout cela n’a été traduit de l’anglais.

Nous écrire

Une adresse, un numéro, et quelqu’un au bout

Écrivez en deux lignes combien vous êtes et combien de sites vous entretenez. Vous aurez une réponse d’une personne qui connaît le logiciel, pas un formulaire et une relance automatique trois jours plus tard.

lucas@withlena.be +32 491 30 52 89

Du lundi au vendredi, heures de bureau. Si vous préférez le téléphone, laissez un message avec le nom de votre société, on vous rappelle.

Lena, la mascotte du logiciel, qui salue